سارا یانگ، مدیر موسسه ایمپتوس تراست می‌گوید: یک موسسه هر چه قدر که بخش اجرایی داوطلبیِ مناسبی داشته باشد، پیش‌برد اهدافش آسان‌تر خواهد شد و همچنین توانایی افراد حرفه‌ای می‌تواند در این امر کمک حال داوطلبان باشد. اگرچه تاثیر این امر با ارزش، بستگی به برنامه دقیق موسسات برای نظم‌دهی به داوطلبان دارد.
موسسه ایمپتوس تاریخچه بزرگی در کار با داوطلبانی دارد که در بخش اجرایی تجارب روزانه و کاری خود را در موسسه به اشتراک گذاشتند. فقط همین سال گذشته داوطلبان‌مان در بخش اجرایی نزدیک به ۲.۸ میلیون یورو ازرش کاری داشته اند. کار آن‌ها در زمینه‌های اجرایی مثل مسائل فناوری اطلاعات، مدیریت امور مالی، نظارت بر گروه‌های تشکیلاتی و… بود.
منابع اندک و ظرفیت محدود به این معناست که داوطلبان خبره در اولویت اند. مطالعات و بازنگری‌های استراتژیک، مدل‌سازی اقتصادی و برنامه ریزی کاری در اختیار داوطلبان قرار نمی‌گیرد. اما چرا؟ زیرا اینها آن دسته کارهایی‌اند که متخصصان امر باید روزانه به آن‌ها بپردازند. و بهتر آن است که از داوطلبان در بخش‌هایی که مفید واقع شوند استفاده شود.
داوطلب گیری امور استراتژیک چیزی جدید نیست. ما به مدت ده سال به رشد شبکه‌ای داوطلبان امور اجرایی اعتماد داشته‌ایم و آنان پیشنهادات خود را در مورد امور اجرایی می‌دهند و ما به آنان و دیگر داوطلبان موسسات دیگر کمک می‌کنیم تا از خوب به عالی تبدیل شوند.
موسسات خیریه منبعی ارزشمند را از دست داده اند، اگرکه از داوطلبان در امور اجرایی استفاده نبرند. هم به این منظور که اهداف موسسه بهتر پیش رود و هم اینکه داوطلب احساس کند که کار مفیدی انجام داده و ارتباطش با جامعه بهتر از قبل شده است.
اولین گام این است که معلوم شود کدام قسمت کاری برای موسسه ارزشمندتر است. با داشتن یک برنامه بلند مدت برای ایجاد تغییراتی که مایلید در موسسه‌تان مشاهده کنید تا تاثیرات کارتان افزوده شود و قطعا در این مسیر میتوانید از کمک‌ها داوطلبان نیز استفاده کنید.
گام بعد این است که خلاصه‌ای از ماهیت کارتان و مواردی که قرار است از داوطلب تحویل بگیرید را ارائه دهید، تا هر دو طرف بدانند که درگیر چه کاری اند. مقیاس زمانی کلید مهمی است.
از طرف دیگر ساختن یک مدل اقتصادی ممکن است بهتر از دزآمد متمرکز دو هفته‌ای باشد. همچنین باید در نظر داشت که کارها مطابق با زمانبندی تعیین شده پیش روند. آیا تیم شما به قدر کافی زمان دارد تا بهترین کارها را از داوطلبان بیرون بکشد؟
سارا یانگ از موسسه ایمپتوس تراست ادامه می‌دهد: در شرایط داوطلبی حقیقی، این بسیار ضروری است که بررسی شود که داوطلب توانایی‌های لازم را دارد. افراد عادات کاری متفاوت دارند و باید بررسی شود که عادات کاری داوطلبانتان مطابق با ارزش‌های کاری شرکت باشد.
یک معرفی برنامه‌ریزی شده و کافی تاثیر بسیاری در بررسی توانایی‌های داوطلب دارد. هنگامی که پروژه آغاز به کار می‌کند باید در نظر داشت که تیم کاریتان به طور کافی منابع را در اختیار دارند. داشتن بازنگری‌های منظم باعث می‌شود که نسبت به مسیر رفته دید خوبی پیدا کنید و در صورت لزوم آن را تغییر دهید.
در نهایت پس از دستیابی به اهداف پروژه، از داوطلبانتان نظر خواهی کنید تا برای پروژه بعد بیشتر آگاهی یابید. داوطلبان متخصص مشتاق‌اند که تاثیرشان را بر موسسه بفهمند. اگر با آن‌ها در ارتباط باقی بمانید آن‌ها را بیشتر مشتاق خواهید کرد و ممکن است در پروژه بعدی دستگیرتان شوند.
