دن سامرز، مدیر ارشد سیاست‌گذاری سازمان داوطلبین انگلستان، بیان می‌دارد: دلایل داشتن یک استراتژی خوب برای مدیریت داوطلبان مانند دلایل داشتن استراتژی برای هر طرح دیگر است. اگر شما نمی‌دانید که چرا شما می‌خواهید داوطلبان را مشارکت دهید و یا چه نقشی می‌خواهید به آنها واگذار کنید آنگاه چگونه می‌خواهید آنها را جذب و حمایت کنید؟ در نتیجه احتمالاً سرمایه‌گذاری زیادی در وقت و انرژی خواهید نمود که بازدهی کم به ازای آن حاصل می‌شود.
در سال‌های اخیر با در اختیار داشتن منابع بسیار درباره عملکرد مناسب در حوزه مدیریت داوطلبان، این رشته به‌طور فزاینده‌ای تخصصی شده است. هم‌زمان، سازمان‌ها در مورد چگونگی استخدام داوطلبان نیز خلاق‌تر شده‌اند.
در عمل هر سازمانی با هر اندازه، باید برنامه سازمان‌یافته و مناسبی برای فعالیت‌های داوطلبی داشته باشد به‌طوری‌که داوطلبان احساس ارزشمند و مفید بودن، داشته باشند. با هزاران فرصت برای انتخاب، داوطلبان قادر به انتخاب و برگزیدن هستند، به‌طوری‌که سازمان‌هایی که توانایی ایجاد نقش‌های داوطلبی انگیزاننده و مهیج را ندارند ممکن است استعدادهای زیادی را از دست بدهند.
- جذب داوطلبان
بهترین راه برای جذب داوطلبان توسعه نقش‌های داوطلبی جذاب و متعهد است. شما باید در مورد اینکه چگونه می‌توانید برای افراد با منافع، مهارت‌ها و دسترس‌پذیری مختلف برنامه داشته باشید، فکر کنید.
راه‌های بسیاری برای پیدا کردن داوطلبان وجود دارد، اما اولین پاتوق شما می‌تواند مرکز داوطلبی محلی شما باشد. این مرکز می‌تواند در جذب داوطلب، همچنین در مورد ایجاد نقش جذاب و مؤثر و به‌طورکلی حمایت از داوطلبان به شما کمک کند.
راه‌های دیگر برای پیدا کردن داوطلبان عبارت‌اند از: پایگاه داده آنلاین ملی؛ شورای خدمات داوطلبانه (CVS) محلی؛ تبلیغات در مطبوعات محلی و در وب‌سایت‌های اجتماعی؛ برگزاری و یا حضور در یک نمایشگاه استخدام؛ ایجاد وب‌سایت برای گروه‌های خاص مانند جوانان یا متخصصین.
با این‌حال، یکی از راه‌های اصلی مردم در پیدا کردن فرصت‌های داوطلبانه روش انتقال دهان‌به‌دهان است. بنابراین همکاران خود و داوطلبان موجود را به صحبت در مورد سازمان و کارشان با دوستان، خانواده و همکاران تشویق کنید.
- رویکرد مدیریت و حفظ داوطلبان
برای هرگونه فعالیت ساختاریافته مسائل قانونی و حقوقی مانند بهداشت، ایمنی و بیمه وجود دارد که باید به آنها توجه کرد. این ممکن است یک‌بار مسئولیت به نظر رسد، اما می‌تواند یک امر حیاتی باشد. این موارد نه‌تنها سلامت داوطلبان و عموم مردم را محافظت می‌کنند، بلکه ممکن است به سازمان شما در برابر انجام هر چیز اشتباه کمک کنند.
بااین‌حال، یک‌بار مسئولیت وجود دارد، که تا آنجا که ممکن است باید بر عهده سازمان باشد و نه داوطلب. تشریفات اداری زیاد برای داوطلبان می‌تواند باعث انتخاب یک سازمان دیگر شود. مهم‌تر از همه، شما باید اطمینان حاصل کنید که داوطلبان احساس ارزش و پشتیبانی می‌کنند. اگر مردم احساس قدردانی کنند آنها به‌احتمال‌زیاد کار داوطلبانه را با شما ادامه خواهند داد.
به داوطلبان اطمینان دهید که روش‌های تماس مختلفی به فرد داوطلب اختصاص داده می‌شود تا اطلاعات لازم را ارائه دهد و از او پشتیبانی کند. پشتیبانی که به‌طور منظم از وضعیت داوطلب خبر بگیرد و پشتیبانی اضافی و یا آموزش موردنیاز را به او ارائه دهد.
فرصت‌های آموزش و توسعه را علاوه بر آموزش‌های پایه موردنیاز برای داوطلبان آماده کنید. با این کار داوطلبان مهارت‌های خود را به‌روز نگه‌داشته و به آنها در پیشرفت در سازمان و بر عهده گرفتن وظایف بیشتر کمک خواهید کرد.
به داوطلبان مسئولیت‌های بیشتری را برای پیشرفتشان پیشنهاد دهید، مانند مسئولیت ایجاد رابطه با داوطلبان جدید و کمک به آنها که باعث احساس راحتی و یادگیری بهتر وظایف تازه‌واردها می‌شود. البته، شما باید ابتدا این کار را با داوطلب مورد بحث قرار دهید. درگیر شدن داوطلبان در زندگی سازمان شما، نه‌تنها می‌تواند دیدگاهی تازه و ایده‌های جدیدی را به آنها بدهد، بلکه احساس می‌کنند بخشی از آنچه انجام می‌دهید هستند و می‌خواهند آن را برعهده بگیرند.
راه‌هایی که شما می‌توانید به داوطلبان بگویید «متشکرم» را شناسایی کنید، مانند ارائه یک گواهی، یک کارت تقدیر و یا یک هدیه کوچک. شما حتی می‌توانید یک جشن کوچک را در طول هفته داوطلبین (۱-۷ ماه ژوئن) برگزار کنید.
مسائل خاصی وجود دارند که باید به یاد داشته باشید. حتی اگر به داوطلبان هیچ دستمزدی داده نشود، بدون هزینه نیستند. مهم است که اطمینان حاصل شود که شما قبل از شروع به جذب داوطلب می‌دانید چه منابعی در دسترس دارید، بنابراین شما می‌توانید با خودتان و داوطلبان بالقوه در موارد اجرایی، صادق باشید.
هنگامی‌که شما هزینه‌های انجام‌شده توسط داوطلب در نتیجه کار داوطلبانه را بازپرداخت می‌کنید -شما حتماً باید این کار را کنید، یعنی داوطلب تنها باید کار داوطلبانه انجام دهد ازاین‌رو نباید به‌طور شخصی هزینه‌ای پرداخت کند. – شما فقط باید هزینه واقعی را که داوطلب از جیب خرج کرده است را بازپرداخت نمایید. این کار تضمین می‌کند که احتمال هیچ سوءاستفاده‌ای در پرداخت هزینه‌ها برای مالیات و هر منفعت دولتی که یک داوطلب ممکن است دریافت کند، وجود ندارد.
همچنین در مورد اینکه شما می‌خواهید سوابق جنایی داوطلبانتان را بررسی کنید یا نه تصمیم بگیرید. معمولاً برای فعالیت‌های داوطلبی خاصی نیاز به بررسی وجود دارد بنابراین شما نباید همه را در سازمان بررسی کنید، گاهی اوقات در بررسی‌های بیش‌ازحد ممکن شما با پرسیدن سؤالاتی که غیرقانونی است و نباید بپرسید، قانون‌شکنی کنید.
