داوطلبان عنصر مهمی در سازمان‌های مردمی هستند که از طرفی برای پیشبرد اهداف سازمان‌ها حضورشان لازم است، از طرف دیگر جذب و نگهداشت آن‌ها چالشی مهم برای مدیران محسوب می‌شود. پیشتر درباره رویکردهای اشتباه با مفهوم کار داوطلبانه صحبت کردیم و اشتباهاتی را که اغلب مدیران در مواجهه با داوطلبان مرتکب می‌شوند، برشمردیم. در این مقاله چارچوبی راهبردی برای مدیرانی ارائه می‌دهیم که مایل به استفاده بهینه از نیروهای داوطلب هستند. اطلاعاتی که در این مطلب در اختیار شما قرار می‌گیرد برگرفته از پروژۀ تحقیقی «ابتکار عمل قهرمانان داوطلب» است که برای اهداف بشردوستانه در دانشکدۀ LBG در دانشگاه تگزاس انجام شده است. این پژوهش تحت عنوان «مشارکت داوطلبانۀ راهبردی: دستورالعملی برای رهبران بخش دولتی و غیرانتفاعی» منتشر شده است.
چارچوبی برای مشارکت داوطلبانه ایجاد و تدوین شده است. این چارچوب نگاهی وسیع‌تر به مشارکت داوطلبانه دارد و هم نیازهای سازمان و هم گرایش به استفاده از داوطلبان را در نظر می‌گیرد. این چشم‌انداز کار لازم‌الاجرا در سازمان را با راهبردهای مدیریتی‌ای که باید از آن کار پشتیبانی کنند مرتبط و هم‌بسته می‌کند و آن را با انگیزه‌ها، سطح تعهد، زمان در دسترس بودن و علایق خاص داوطلبان ترکیب می‌کند. این چارچوب، نقطۀ آغازی برای بررسی سطح مشارکت فعلی سازمان فراهم می‌کند و نقشه‌ای برای برنامه‌ریزی ورودی اجتماعی گسترده‌تر به وجود می‌آورد.
- چارچوب مشارکت داوطلبانه
چارچوب مشارکت داوطلبانه موضوعات همزمان در مشارکت داوطلبانه را در بر می‌گیرد و این اطلاعات را برای مقاصد تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی سامان می‌دهد. این ابزار که با کمک رهبران سازمان‌های مردم‌نهاد طرای شده است، تصمیم‌گیران سطح مدیریتی را قادر می‌سازد تا شیوه‌های خود را مشخص، امکانات خدماتی بیشتر را بررسی و دیگر ملاحظات متناسب مدیریتی و مرتبط با کارمندان را شناسایی کنند. این چارچوب، رهبران را حین اینکه به تحلیل، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می‌پردازند راهنمایی می‌کند و جمع‌بندی بصری مفیدی ارائه می‌دهد که به سازماندهی تفکر راهبردی در خصوص مشارکت داوطلبانه کمک می‌کند. به طور خلاصه، این چارچوب تمامی گزینه‌های در دسترس برای خلق سامانۀ مشارکت داوطلبانه جهت تأمین نیازهای منحصر به فرد سازمان را امتحان می‌کند.
چارچوب مذکور، ماتریس سادۀ ۲ در ۲ است. ستون‌های این ماتریس دو جهت‌گیری عمده از داوطلبان فعلی در بازار را تمیز می‌دهد. دستۀ اول از آن‌ها، داوطلب «وابستگی‌گرا» است. این شخص، به فرصت خدماتی گرایش دارد که او را یا با علت ایجاد سازمان یا با مأموریت (یا هدف) سازمان مرتبط کند. چنین داوطلبی تمایل دارد این ارتباط با گروه یا شبکه‌ای از افراد مشغول در آن خدمات باشد. برای این داوطلب، جهت‌گیری نسبت به نوع خدمت یا همکارانی که با آن‌ها کار می‌کند، بسیار مهم‌تر از نوع کاری است که انجام می‌دهد. به عکس، داوطلب «مهارت‌گرا» که در ستون سمت راست نشان داده شده است، شخصی است که مایل به ابراز علاقه یا ارتباط نسبت به نوع کاری است که قرار است به‌عنوان داوطلب انجام دهد. این شخص به مهارتی که در قالب خدمات ارائه می‌دهد به عنوان برتری نگاه می‌کند و می‌خواهد این مهارت تخصصی خود را به سازمان ارائه دهد.
بُعد عمودی «زمان» در ماتریس، در دسترس بودن شخص برای خدمت را در نظر می‌گیرد. سطر بالایی تعهد خدمت کوتاه‌مدت را نشان می‌دهد. کوتاه مدت بودن، ممکن است نشان‌دهندۀ یک جلسۀ کوتاه از خدمت باشد (عمل داوطلبانه‌ای که در تعداد معینی از ساعات یا روزهای هفته روی دهد) یا ممکن است ارائه‌دهندۀ دوره‌ای خاص با مدت محدود باشد که داوطلب آن را برای پروژه‌ای خاص با زمان محدود به‌عهده می‌گیرد (اگر چه این پروژه ممکن است به‌صورت سالانه یا بر اساس نوع دیگری از دوره گردش تکرار شود). اغلب اوقات به این داوطلب، داوطلب «دوره‌ای» گفته می‌شود. سطر زیرین چارچوب نشان‌دهندۀ شخصی است که قبول می‌کند تا طبق مبنایی منظم و مستمر خدمت‌رسانی کند و به‌طور بالقوه به انجام خدمتی طولانی‌مدت متعهد شود.
در نمونه چارچوب صفحه بعد، هر بخش حاوی مثال‌هایی از خدمت داوطلبانه است که مشخص‌کننده همان حیطه از تجربۀ داوطلب است و در ادامه آن خلاصه‌ای از صفات و انگیزه‌های رایج برای خدمت ارائه می‌شود. به‌رغم مرزهای خطی نمودار، ذکر این نکته خالی از لطف نیست که چهار بخش این چارچوب دوبه‌دو ناسازگار نیستند و همچنین بعضی از تمایزهای بین آن‌ها سیال و منعطف است. داوطلب ممکن است انتخاب کند تا در طول عمر خود به هر چهار طریق خدمت کند. به‌طور مشابه، یک مؤسسه یا سازمان نیز مایل خواهد بود که آن دسته از فرصت‌های خدمت در درون سازمان را بررسی کند که در هر یک از این چهار بخش قرار دارند، و از این طریق هنگام استخدام داوطلبان، بالاترین سطح انعطاف‌پذیری را فراهم کند.
در باقیماندۀ این دستورالعمل، چارچوب به عنوان پایه‌ای برای مفهوم‌سازی برنامۀ داوطلبانۀ پایدار طی چهار مرحله به‌کار می‌رود:
- درک انگیزه‌ها و گرایش‌های داوطلب (توجه به پژوهش بر اساس اینکه داوطلبان چه کسانی هستند و چه چیزی به آن‌ها انگیزه و جهت می‌دهد).
- ایجاد یک نگرش برای مشارکت داوطلبانه (تفکر گسترده در مورد هر چهار بخش و نحوۀ برنامه‌ریزی برای آن‌ها)
- به حداکثر رساندن سرمایه‌گذاری‌تان بر داوطلبان (استراتژی‌های کارکنان/مدیریت و فرایندی برای حرکت از نگرش به سوی واقعیت)
- به حداقل رساندن چالش‌ها و استقبال از فرصت‌ها (مشاوره و منابعی که به نگرانی‌های اصلی رهبران در مورد مشارکت داوطلبانه اشاره دارند)
