بخش زیادی از کار بستگی به مدیر بخش داوطلبان دارد

کری مارلند مدیر بخش داوطلبان موسسه خیریه بیماران سرطانی تنووس» می‌گوید: بدون کارهای داوطلبانه خیریه‌ها نمی‌توانند سرپا بایستند. این جمله تا حدودی درست است؛ چراکه موسسه ما با ده نفر داوطلب تشکیل شد و هم اکنون با کمک ۲۰۰۰ داوطلب دیگر می‌چرخد. داوطلبان گاهی با ایده‌های خلاقانه‌شان راه‌های جدید و بهتری جلوی پای شرکت می‌گذارند و حتی کارهای بسیار جزئی مثل وظیفه تحویل کالاهای جمعیت و گرداندن مغازه‌ها را بر عهده دارند. وظیفه مدیر بخش داوطلبان، اندک اندک به موضوع مهمی در مؤسسات خیریه بدل می‌شود؛ چراکه اهمیت کار داوطلبانه در این مؤسسات کاملا مشهود است. اما مسئله اینجاست که چه شخصی برای مدیریت داوطلبان مناسب خواهد بود؟ راب جکسون که مشاور کاربلدی در امور داوطلبانه است می‌گوید که مدیریت بخش داوطلبان شغلی است که روز به روز بیشتر به آن به عنوان فرصت نگریسته می‌شود که البته معمولا افرادی با این شغل کنار می‌آیند که استعداد و توانایی‌های کافی آن را داشته باشند. داوطلبان بخش اصلی خیریه ما را تشکیل می‌دهند. این باعث شده است که من میزان تأثیری را که کار آن‌ها بر موسسه دارد، شاهد باشم و از سوی دیگر ببینم که این کار چقدر بر روحیه خود آن‌ها اثر دارد. آیا از ابتدا تصور می‌کردم که از پس این کار بربیایم؟ به هیچ وجه! اما توانایی‌ها و تجارب من طی این دو سال باعث شد به عنوان مدیر موفق انتخاب شوم. ا مدیر بخش داوطلبان، چندین وظیفه را هم زمان برعهده دارد. وی باید توانایی تجهیز، مدیریت، ارتباط، بازاریابی و مربیگری را داشته باشد. انگیزه و روحیه داوطلبان برای کار داوطلبانه تغییریافته است و این وظیفه مدیر است که بر روند این تغییرات نظارت داشته باشد و پاسخ مناسبی به آن‌ها بدهد. دیگر مثل قبل نیست که کسی صرفا برای ایجاد تغییر داوطلب شود. چیزی بیش از این می‌طلبد تا فردی به عنوان داوطلب جذب موسسه شود. این وظیفه مدیر است که این انگیزه‌ها را بیدار کند و داوطلبان درستی را جذب موسسه کند و آن‌ها را نگه دارد. راه‌های جذب داوطلب چیست؟ اولین گام این است که داوطلب در تمام کارهایی که در موسسه شما با آن مواجه می‌شود؛ مثل پوسترهای تبلیغاتی، فرم عضویت، دفترچه‌های توضیحی شرکت و… این فضای با روحیه را دریابد. باید این اطمینان حاصل شود که هر فرصت کاری چه انتظاراتی از داوطلب دارد و بین داوطلب ومدیر توافقی از پیش صورت بگیرد که انتظارات طرفین از یکدیگر چیست. هنگامیکه داوطلب جذب می‌شود می‌بایست مقدمه‌ای مناسب برایشان ایراد شود و تحت آموزش قرار گیرند؛ علاوه براین بایستی برنامه‌ای برای بیان تعهداتی که شما به افراد میدهید وجود داشته باشد. ما در تنووس دوره‌ای آزمایشی برای داوطلبان قرار داده‌ایم تا آن‌ها با نقششان پیش ازاین که به عنوان داوطلب رسمی عضو شوند، آشنا شوند. این راهی فوق العاده برای درگیر کردن داوطلب در کار است و البته دیگر ترسی ندارند تا به راحتی اعلام کنند: «من برای این کار آماده نیستم، آیا کار دیگری دارید که من انجام دهم؟» و ما کار دیگری برایشان فراهم می‌کنیم. اما اگر این دوره آزمایشی نباشد و داوطلب مستقیم بر سر وظیفه‌اش برود، ممکن است از پس آن وظیفه برنیاید و ناگهان ناپدید شود و دیگر هیچگاه به موسسه بازنگردد. سیستم انتقادات و پیشنهادها مناسب و کارآمد باید فراهم شود تا اگر ناگهان مشکلی پیش آمد از آن باخبر شد. این ایده به من ایده دیگری داد که پرسشنامه خروجی برای داوطلبان تهیه کنم که از این طریق تجاربشان را در اختیارمان قرار دهند. همه اینها ممکن است کمی پیچیده به نظر برسد و با خود بگویید بهتر نیست قید کار داوطلبانه را بزنیم؟ کری مارلند ادامه می‌دهد: من به شدت باور دارم که کار داوطلبانه نه تنها به نفع موسسه خیریه است بلکه برای خود شخص داوطلب نیز منافع معنوی بسیار دارد. موسسه تنووس به کمک بیماران سرطانی می‌آید؛ اما گروهی دیگر نیز وجود دارد که غیرمستقیم به آن‌ها کمک می‌شود و آن داوطلبان هستند. همین چند وقت پیش، من با فردی آشنا شدم که از ایران برای ادامه تحصیل آمده بود ودر آن زمان احساس غربت و تنهایی می‌کرد و با ورودش به کار داوطلبانه، زندگی‌اش دگرگون شد و دوستان بسیاری در این دوره پیدا کرد و زبان انگلیسی را نیز به طور کامل فراگرفت. به عنوان مدیر بخش داوطلبان، به این موضوع آگاه شده‌ام که می‌توانیم به شدت بر زندگی داوطلبان تأثیر بگذاریم. افرادی ممکن است با کارما آشنا نباشند؛ اما آن دسته از افراد که هفته‌ای چهار ساعت با ما همکاری میکنند بدون شک زندگی بهتری را تجربه خواهند کرد. این کاری است که می‌توان به آن مفتخر بود و ما می‌بایست مطمئن شویم که بهترین شرایط برای داوطلبان فراهم است.